La nueva agencia pide acceso a la web y alguien rescata una contraseña de un correo de hace tres años. La contraseña funciona, pero abre un usuario que solo permite escribir entradas. El dominio lo renovaba otra persona y los anuncios llegan en un informe mensual. La clínica lleva tiempo pagando marketing; ahora necesita entender qué tiene y cómo puede seguir trabajando con ello.
Cambiar de agencia en una clínica estética requiere preparar el relevo. Hay cuentas que conservar, materiales que entregar y personas que deben poder responder mientras se reorganiza el trabajo. Conviene empezar por un inventario y un calendario acordado, con una comprobación de cada entrega. Esta guía propone ese recorrido para dirección y recepción: qué pedir, cómo revisar lo recibido y qué necesita conocer el nuevo equipo antes de publicar o cambiar campañas.
Hacer inventario antes de repartir nuevas tareas
Reúne lo que utiliza la clínica para presentarse y recibir consultas. Web, dominio, alojamiento, correo, perfiles sociales, publicidad, analítica, ficha de Google, plataforma de reservas y archivos de diseño pueden depender de proveedores distintos. Anota el identificador o dirección de cada activo, la persona responsable, la cuenta que lo administra y la fecha de renovación cuando corresponda. La hoja debe señalar también qué falta por confirmar. Así las dudas tienen un lugar donde resolverse, además de una conversación pendiente.
Separar acceso, contratación y contenido ayuda bastante. Poder editar Instagram no demuestra quién controla todos sus activos publicitarios. Tener una copia de la web tampoco explica dónde se renueva el dominio ni qué licencias necesita para funcionar. Pide documentación para cada parte y revisa los acuerdos existentes sobre entregas, usos y continuidad. Si hay una discrepancia contractual, habrá que resolverla con quienes corresponda; el inventario recoge la situación comprobada sin dar por disponibles derechos o archivos que todavía se están revisando.
| Activo | Qué identificar | Cómo comprobar la entrega |
|---|---|---|
| Dominio y alojamiento | Proveedor, responsable, renovación y servicios asociados. | Acceso autorizado y revisión técnica de dependencias. |
| Web y reservas | Usuarios, mantenimiento, integraciones y copias. | Recorrido de contacto y restauración comprobada por el equipo técnico. |
| Publicidad y medición | IDs de cuentas, administradores, facturación y eventos. | Acceso a las cuentas correctas e informe de configuración. |
| Marca y contenido | Originales acordados, versiones y condiciones de uso. | Archivos abiertos, identificados y revisados. |
Asigna una persona de la clínica para coordinar el relevo y una contraparte en cada proveedor. Un documento de estado puede mostrar qué se ha solicitado, qué se ha recibido y qué se ha comprobado. «Enviado» y «utilizable» son momentos diferentes. La revisión evita descubrir durante la siguiente campaña que la carpeta contiene únicamente capturas, que falta una tipografía o que el contacto que puede autorizar un cambio ya no trabaja con el centro.
Recuperar control con accesos que la clínica pueda mantener
La clínica necesita cuentas y responsables que sigan disponibles cuando cambie un proveedor o una persona del equipo. Revisa con soporte técnico cómo se administran los usuarios, la recuperación y la verificación de cada servicio. Las invitaciones y los roles permiten organizar el trabajo sin hacer circular una única contraseña entre todos. Documenta quién necesita qué función y deja el acceso en los canales acordados. Las credenciales y los códigos de recuperación requieren un tratamiento distinto al de una carpeta de fotografías.
En Perfil de Empresa, Google distingue propietarios y gestores. Su documentación de transferencia explica que el propietario principal realiza ese traspaso y que los nuevos propietarios o gestores tienen restricciones iniciales de siete días para ciertas acciones. Comprueba el estado antes de fijar el relevo. Cambiar de agencia no obliga a crear otra ficha para la misma clínica ni a empezar la conversación como si el centro acabara de abrir.
La entrega de accesos debe acabar con una comprobación desde las cuentas que utilizará la clínica, no solo con una invitación pendiente. Verifica qué puede hacer cada responsable y qué depende todavía de un tercero. Después se prepara la retirada de accesos que ya no correspondan, con autorización y revisión de dependencias. El objetivo es conservar continuidad y una relación clara de administradores. Resolver una incidencia de acceso puede necesitar la colaboración del titular actual o el procedimiento de la plataforma; no conviene prometer un desbloqueo inmediato.
Sabemos qué activo es y quién lo mantiene.
La cuenta o el material llega al responsable acordado.
El acceso y el uso necesario funcionan.
Conservar una web que siga recibiendo solicitudes durante el relevo
Antes de tocar la web, pide una revisión técnica del dominio, alojamiento, correo, certificados, copias y reservas. Algunos servicios pueden compartir proveedor; otros, depender de cuentas separadas. Un cambio de servidor puede afectar a algo tan cotidiano como el correo de recepción si no se han identificado sus registros y conexiones. Acordad qué se va a cambiar, quién lo ejecuta, cómo se verifica y qué alternativa existe si aparece una incidencia. La nueva agencia necesita ese mapa antes de prometer una fecha.
Una copia de seguridad debe poder utilizarse. El equipo técnico tiene que comprobar el alcance de la copia y su restauración en un entorno adecuado, además de revisar los servicios que quedan fuera. También conviene identificar plugins, licencias, formularios y tareas de mantenimiento. Si una herramienta estaba contratada por el proveedor anterior, habrá que concretar su continuidad o sustitución. La revisión debe distinguir lo necesario para mantener el sitio de las mejoras que se quieran hacer después.
La referencia de Odyssée, proyecto digital de Nightjar recogido en Awwwards, sirve para recordar que una web incluye composición, navegación y recorridos de contacto. Una imagen de portada conserva solo una parte del trabajo. Para el relevo interesa recibir el sitio mantenible y conocer las conexiones que utiliza. En vuestra clínica, prueba desde el móvil los formularios, teléfonos y enlaces de reserva con el equipo responsable, usando datos de prueba y un procedimiento acordado.
Conserva las direcciones de las páginas que siguen siendo útiles y separa un posible rediseño del simple cambio de proveedor. Si habrá modificaciones de URLs o estructura, necesitan su propio plan técnico y seguimiento. La guía sobre qué debe tener la web de una clínica estética permite revisar contenido y contacto. El relevo, por su parte, debe dejar claro qué versión continúa publicada, dónde se mantiene y quién atiende las incidencias mientras llega el siguiente proyecto.
Revisar campañas y medición antes de desconectar nada
Pide los identificadores de las cuentas, campañas activas, destinos, materiales y eventos utilizados para medir. Añade los cambios recientes y las pruebas que estaban en marcha. Un informe con resultados agregados ayuda a conversar, pero la nueva agencia también necesita entender la configuración y el criterio con el que se tomaron decisiones. Guarda una referencia del estado inicial con fecha y periodo. Eso permite distinguir lo heredado de los cambios posteriores sin inventar una explicación para cada variación.
Google explica que desvincular una cuenta de su administrador no borra el historial de campañas de la cuenta individual. También detalla dependencias de medición, recursos compartidos y facturación que pueden verse afectadas. Revisad esas conexiones antes del cambio. No es un procedimiento universal para ejecutar sin diagnóstico: el equipo debe confirmar qué utiliza la clínica y qué necesita estar preparado para seguir funcionando.
La nueva propuesta debería explicar qué campañas se mantienen, cuáles se revisan y qué falta por conocer. Si habrá una pausa, acordad motivo, alcance y comunicación a recepción. La gestión de Google Ads para clínicas estéticas necesita coordinar cuenta, anuncios, página y respuesta a las consultas. Reiniciar todo por costumbre puede eliminar información útil para comparar; conservar una configuración sin revisarla tampoco permite saber si sigue respondiendo a lo que el centro necesita.
Comprueba qué significa cada conversión. Un clic en el teléfono, un mensaje y una cita confirmada describen acciones diferentes. Revisa con recepción cómo se identifican las solicitudes y qué información permite seguir su resultado. El nuevo equipo necesita conocer esas definiciones y las limitaciones de los datos. Si cambia la medición, deja constancia de la fecha y del cambio antes de comparar periodos como si el registro hubiera sido idéntico.
Entregar contenido que se pueda encontrar, editar y utilizar
Para los materiales, pide una relación de entregas acordadas: identidad, fotografías, vídeos, textos, diseños y versiones publicadas. Identifica cuáles son editables, qué herramientas requieren y qué condiciones de uso los acompañan. Los originales de cámara y los archivos de producción no deben darse por incluidos sin revisar el encargo. También interesa saber qué imágenes pertenecen al centro, qué referencias se usaron para diseñar y qué materiales ajenos tienen un uso limitado.
La papelería de Neya, proyecto de identidad de M Studio publicado en Behance, permite observar una misma marca aplicada a piezas concretas. Para mantener un sistema así, el siguiente equipo necesitará los archivos y criterios que formen parte de la entrega, además de una muestra del acabado. Esta imagen es una referencia externa. En vuestra carpeta conviene identificar las versiones vigentes y los datos que puede cambiar la persona que prepara la siguiente pieza.
En Esblada Medical, empresa de tecnología para anatomía patológica, el grupo Code Barcelona desarrolló una plataforma corporativa. Es una referencia de diseño y organización de contenidos. Al cambiar de agencia, interesa conservar la relación entre materiales: nombres, composiciones, textos y archivos utilizados. Una carpeta organizada permite que el equipo entrante reconozca qué sigue vigente y qué necesita revisión, en lugar de reconstruir el criterio a partir de la última publicación de Instagram.
Revisa además lo que todavía no se ha publicado. Calendario, textos pendientes, vídeos en edición y comentarios de validación pueden contener trabajo aprovechable. Marca el estado de cada pieza y quién debe aprobarla. Si aparece personal que ya no trabaja en la clínica o información que ha cambiado, toca revisarla antes de utilizarla. La carpeta necesita una versión reconocible del presente y una relación de pendientes, con los materiales antiguos separados para evitar publicaciones por error.
Cerrar el traspaso con responsables y comprobaciones
Prepara una reunión de entrega con el inventario delante. La clínica y los equipos revisan cuentas, archivos, campañas y recorridos de contacto, anotan lo pendiente y asignan responsables. Acordad también cuándo termina el soporte del proveedor anterior y cuándo empieza el nuevo. La duración depende de lo encontrado y de la colaboración necesaria. Lo útil es que cada paso tenga una condición de cierre que se pueda comprobar, en lugar de una fecha que da por resueltos asuntos todavía abiertos.
Qué sigue activo, quién lo mantiene y cómo se atiende una incidencia.
Qué se revisará después y qué aprobación necesita para ponerse en marcha.
En Lead The Mood podemos revisar el punto de partida y preparar el relevo con el equipo de estrategia, diseño y desarrollo del grupo Code Barcelona. Nuestra guía para elegir agencia de marketing para una clínica estética ayuda a concretar el siguiente encargo. Cuéntanos qué gestiona ahora cada proveedor y qué os cuesta mantener. El primer trabajo será ordenar lo que existe para que la clínica pueda seguir atendiendo y decidir las mejoras con una base conocida.